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團隊工作看板 【Trello】- 簡介 #專案管理

專案管理、專案管理、專案管理 這四個字聽起來很高大上,好像很專業,需要特別厲害的軟體來管控   事實上,專案這個東西,可大可小,可廣可窄 可能牽涉到多人,又有可能只屬於你自己一個人   但不管怎樣,我們都需要依照專案的特性,來找到適合的管理工具   今天想介紹的這個Trello,便是我自己在工作上有實際運用過的工具 想跟大家做分享   與其說Trello是一個專案管理工具 他倒更像是一個工作看板   它的設計理念便是一張大看板的概念,上面有許多的便利貼可以做memo   個人使用起來覺得他有以下幾項優點 
  • 優點 
  • 簡潔明瞭 
  • Trello設計的像一張大看板一樣,簡單清晰的UI/UX設計,管理者設計好看板後,幾乎只要將使用者拉進來,再溝通一些共識原則,大家便可開始使用,就算是對軟體比較不在行的人,也能輕易的上手 
  • 方便相關人員了解進度,規劃得宜的看板,相關人員只要一打開Trello就可以馬上了解這件事情的完成度,以及相關事項進行到哪 
  • 容易邀請他人 
  • 輸出一個鏈結,他人便可直接加入看板 
  • 可擴充性強 
  • 可以針對不同的使用情境去做一些功能的擴充,像是連結google drive 或Evernote 
  • 具手機版 
  • 手機版可以輕鬆的閱讀看板,並且也可以進行相關的回覆 
  • 適用性 
  • 需要團隊合作的工作事項 
  • 這邊的團隊合作,我想不管是同一個團隊,或者不同團隊都很適合用Trello 
  • 這種需要合作的工作事項,如果今天大家沒有一個可以"共同存放資訊"的地方 
  • 常常最大的問題就是,文件四散,CC來CC去的,一不小心就漏通知一個人 
  • 又或者是line檔案丟來丟去,最後也不方便管理,line本身就是一個"通訊軟體" 
  • 太多人期待用line來做太多的事情,當然就容易亂 
  • 個人的工作管理看板 
  • Trello除了當作團隊看板外,其實也可以做為個人的工作看板 
  • 現在大家最常用的方式我想不是windows的便籤功能就是記事本了 
  • 也有些人會在windows桌面分成好幾格(待辦區、進行中、已完成)之類的 
  • Trello完全能取代以上的幾件事情,甚至更清晰明瞭 
我們先大概了解了Trello的優點及適用性後,就來看看他的概觀及簡介吧   
  • 簡介 
  • 介面 
  • 基本上Trello就是一個網路介面的軟體,這樣的好處就是不用再下載離線版 
  • 點進來後,就可以看到各種不同的看板 
  • 右上角則會有"通知"及"登入帳號" 
專案管理 軟體教學 團隊溝通
     點進看板之後大致上分成幾個區塊 每一塊區域,我把它稱為小看板 而在小看板裡面的一條一條的工作事項,就是便條紙的概念了 除此之外,每張便條紙還可以做一個標籤的功能(用不同的顏色代表不同用意) 
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   每一張便條紙都是可以點進去的 如下圖,你可以在每一個便條紙裡面掛附件 增加描述,或者TAG人 
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   針對這項工作也可以留言做評論,一樣都可以@人 
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   看到這邊你大概可以了解到,Trello的結構大概就是 看板-小看板-便條紙 大概是這樣一個三層式的結構,這樣的結構下其實能變化出很多種形式的看板 改天在分享我實際工作上用的看板給各位   
  • 功能 
  • 標籤 
  • 剛剛有提過,我們可以在每一個工作事項上做標籤,他其實也可以算是一個維度 
  • 主要用在標示清楚,讓人一目了然的功用 
以下面這個看板為例,我在每個工作事項上便可貼標 有些工作事項可能同時擁有好幾種性質,也可以挑上多個標籤 
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  • 待辦清單 
  • 有些工作事項,可能會有一些更細項的工作項目,全部完成了才叫完成 
  • 我們便可在便條紙中,再加入更多的待辦清單,來做進度的追蹤 
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  • 留言功能 
  • 每一張便條紙下方都可以留言 
  • 也可以直接@人 
  • 或者針對上方的一些附件做評論 
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  • 到期日 
  • 每張公做卡片中,也可以加入到期日,標示清楚 
  • 看板中也可以直接呈現日期 
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  • 製作範本 
  • 大家工作中一定都會遇到一些工作事項是每一次的合作中都得重複去做的 
  • 這時候便可建立一些標準範本的便條紙,後面每次就直接複製來用即可 
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     以上大概是Trello這個軟體的一些標準功能 下一篇我們再來聊聊一些實際運用的案例 以及能夠有哪些結構的看板          
#專案管理  #軟體教學  #團隊溝通 
分類:學習

不想當爆肝工程師 從理工轉考商科研究所 糊裡糊塗地當起系統顧問 這是一個練筆、評論、有感而發的地方 歡迎留言討論

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