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落差風險行動 業務管理三核心

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落差風險行動 業務管理三核心
小洪隨筆:關心自己可以掌控的事~~而不是把時間放在緬懷過去或檢討別人
【2014/07/10/經濟日報/B5版/經營管理/吳育宏】
業務員有可能是公司內最不擅長文書工作(paperwork)的一群人。特別是耗費大量心力與客戶溝通、協調、談判後,若是內部的行政作業太過繁瑣,很少人能維持足夠的耐心去填寫各式報告。
然而,正因為業務員的時間寶貴,管理者設計一份「有邏輯」的報表,加上業務員詳實填寫一份「有品質」的報表,更顯得格外重要。
否則若是業務報告的內容殘缺不全,不但是浪費時間在組織內來回溝通、重複確認,一個人連文字呈現都不清楚、不完整,更難奢求個人管理可以步上軌道。
我曾經向許多業務主管、第一線業務員詢問過這個問題:「業務報告要呈現的最核心資訊是什麼?」有人說得直白,他們認為是要讓主管掌握業務員做了什麼,避免工作自由造成紀律鬆散。
也有人說,業務報告是為了呈現過去的業績表現,以便適時獎勵、鼓舞士氣。
這些都是答案,但我認為都不是(寫報告)最關鍵的目的。
既然「報告(report)」是為了協助做好管理工作,那麼成熟的主管和業務員都應該先了解,業務工作「管理的重點」是什麼?
最核心的重點並不是「過去做了什麼」,若是開會時間寶貴,占用大篇幅去說明歷史事件的枝微末節並沒有太大幫助。
好的報告應該協助業務團隊聚焦在正確議題,我將它歸納為三點,分別是─落差(gap)、風險(risk)、行動(action)。
第一,目前績效和設定目標的落差為何,快速簡明的用數字、百分比呈現。落差也包括現有資源有什麼瓶頸、缺口,業務員應該提出具體、可行的建議。
第二,全盤檢視現有客戶和現行專案,找出「高風險項目」是業務員的重要任務。它可以是準備轉單的客戶,可能發生的客訴、賠償,進度無法如期的專案等。
第三,「昨天」發生的事情只能用來檢討,但是可以改變、可以控制、可以管理的事情都發生在「今天」和「明天」。
頂尖業務員總是常把「我能做什麼」、「我該做什麼」掛在嘴邊,因為他們關心自己可以掌控的事,而不是把時間放在緬懷過去或檢討別人。
你認為自己在一個成熟、有效率的業務會議裡面嗎?
想一想自己花多少時間(篇幅)談論「落差」、「風險」與「行動」,你就會有客觀的答案。(作者是管理顧問及銷售講師)
分類:日記

從不同的角度,看到不同的景致。面對不同的問題,探索,從為什麼會變這樣?到為了甚麼而做?該做甚麼?簡單看法、簡單說明,簡單作法。簡單,是門不簡單的功夫。也正在一個簡單人生的究極之道上!

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