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簡報犯了這8個錯誤,只有一句話:「不及格!」

小洪隨筆: 
事前多做演練~~確保在規定的時間內可以報告完畢 
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簡報犯了這8個錯誤,只有一句話:「不及格!」 
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2014-11-01編譯‧整理 韋惟珊  
雖然市面上教簡報的書已經多得數不清,但各種簡報災難好像還是一點都沒減少,天天在各大辦公室上演。不如,讓我們先放下「簡報該怎麼做才比較好」的思維,從避開簡報中埋藏的各大「雷區」下手,這樣至少,你的簡報還不至於惹人討厭。 
《公司雜誌》(Inc.)專欄作家、銷售顧問傑弗里‧詹姆士(Geoffrey James)提出了簡報8大地雷,快記清楚,千萬不要隨便踩啊。 
1. 以道歉起頭 
很多人喜歡以道歉開頭,像是「不好意思,有點耽誤時間」「抱歉,投影片色調有點跑掉」,你以為表示歉意是種禮貌,但卻將整場會議帶往負面的氣氛。對聽眾而言,你就像是一個可憐的受害者,而沒有任何人,會想和一個受害者打交道。 
以樂觀活潑的開場起頭吧,展現出你可以克服壓力,正向而積極,大家會比較願意聽你說話。 
2. 要求更多的簡報時間 
「可以再給我5分鐘嗎?」這等於明白的告訴大家,你掌握時間的能力是「零」。切記,絕對別遲到以免簡報講不完,另外,也要在事前多做演練,確保在規定的時間內可以報告完畢,別再要求額外的時間。試想,當大家都要求更多的簡報時間,這會議豈不是愈拖愈長,都不用下班了? 
3. 做太多投影片了 
「這次我準備了100張PPT,可能會講得有點快。」這時候聽眾應該都在想:那你就不要準備這麼多PPT啊! 
當你這麼一說,大家會全程閉嘴,聽你快速地講過一張又一張的投影片,這場會議將會完全失去討論意義。詹姆士的建議是,只準備適量的投影片,以保留空間讓與會者討論和發表意見。當然,如果你有更多資料想要分享,也可以會議前透過email寄給大家參考。 
4. 在簡報中穿插表現不好的藉口 
「我昨天準備到深夜,太累了所以舌頭有點打結。」說真的,沒有人想聽你抱怨,也沒有人想知道你有多糟糕和多失敗。無論你的身心狀態如何,在簡報時,請展現最大的熱情,傳達你努力的成果。 
5. 朗讀你的投影片 
一字不漏地朗誦投影片上的內容,對聽眾來說根本是一種汙辱:因為大家自己會看,不需要你無聊地朗讀。在投影片上,盡量放一些吸引大家注意力的圖像,和簡潔的重點文字,至於想朗讀的細節,放在你的手稿裡就好。 
6. 轉身背向聽眾、死不抬頭 
我知道你肯定會很緊張,但背向聽眾或是緊盯手稿都是極不禮貌的行為,再緊張也不該這麼做。勇敢的面對你的聽眾們,抬頭挺胸,強調出你所講的每句話都是為了他們,聽眾才是簡報的主角。 
7. 講話太快 
這也是緊張時會出現的通病。試著縮短你的講稿,讓你可以在既定時間內更從容的演說。另外,也可以放一張字條提醒自己:慢下來。 
8. 坐立不安 
不要一直翻你的講稿和資料,也不要一直玩弄手上的首飾,這都讓你看起來太過焦躁,也會分散聽眾的注意力。你可以嘗試在排練時先想好講話時搭配的動作,確保自己到時雙手不會胡亂擺動。 
原文出處 / Inc. 
每日學管理2015/05/12 
分類:日記

從不同的角度,看到不同的景致。面對不同的問題,探索,從為什麼會變這樣?到為了甚麼而做?該做甚麼?簡單看法、簡單說明,簡單作法。簡單,是門不簡單的功夫。也正在一個簡單人生的究極之道上!

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