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知識的產出與管理

小洪隨筆:
如果不能把大量的知識、資訊加以結構化,很難被存取而形同垃圾。~~知識必定來自於習慣性、不間斷的分析。 
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知識的產出與管理
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【2013/08/14工商時報/D4/經營知識/杜書伍】
「知識管理」是近來管理學界最熱門的研究題目,許多企業也開始重視這項課題。不過,企業內部落實一種觀念或制度,應該在自然引發的狀態下進行,掌握其本質意涵,從根源去營造出適當的環境,使其不斷滋長;而不是為了迎合一個熱門名詞,大張旗鼓地動員所有成員刻意推行,等熱潮一過,又銷聲匿跡。
知識管理是指,一個組織在運作過程中,隨著經驗累積產生許多資訊與知識。一家企業將知識有效地組織、管理,以利於傳送給各相關的單位共享;接收到的單位則善用這些知識,創造更大的價值。
因此,管理、運用知識的前提,在於企業本身先要營造出一個可以持續產生知識的環境,同時不斷地把過去產生、目前已經在利用中的知識加以更新。
也就是說,知識的產出並非被當作一種「運動」,在一段時期內動員所有人一起推行,而是要落實在日常運作並持續進行,並且不斷將知識更新。
譬如,很多企業都有固定的績效表現檢討會議,在探討每個統計數字背後代表的意義與現象時,知識便由此產生;而且在針對工作內容進行檢討之後,通常必須提出解決方法,作為下一階段的工作重點,在這種改善的過程中,提出來的解決方法便是新的知識,藉以取代舊的知識。這樣的機制與制度,相當於提供了知識不斷產生與更新的平台。
當知識不斷從運作與檢討中產生,知識與資訊的量也跟著增加,如何管理這些知識將變得非常重要,包括知識的表達、結構、儲存與取用方式等。資訊、知識絕對不能氾濫,一定要經過整理才能被有效運用,如果不能把大量的知識、資訊加以結構化,很難被存取而形同垃圾。
就知識的表達與結構來講,文字雖然能夠將知識詳盡紀錄,也是最普遍的表達方式,但不見得是最好的方式。因為如果全部的知識都以長篇大論的文字記錄,將會累積成一個龐雜的資料庫,很難被有效率地取出來應用。因此,必須將大量的知識、資訊當中,可以數據化的部分,盡可能地數據化。由於數據可以提供較為精確的解讀,才容易管理、運用、傳播。
倘使企業各部門都有致力於建立各式各樣的運作指標,透過不同的分析方法所產生的數字,用以判斷每一個運作、功能所產生的現象。由於這些數字蘊含了過去運作累積下來的知識,使得數字變得有意義。這就是在將知識予以數據化,以利於往後的管理與利用。
將知識轉化為數據是一項重要又相當困難的工作。哪些知識可以數據化?又要如何數據化?這些問題都牽涉到不同公司、管理者的火候。舉例來說,如何判斷客戶的忠誠度?交易次數是一個很容易被想到的依據,雖然交易次數仍無法百分之百地反映出客戶的忠誠度,但不失為一個重要的指標。
把運作經驗累積的知識數據化,以各種數據指標呈現各種運作的狀況,可以讓知識真正被揉合到公司的實務運作當中。不過,指標、報表、分析方法等,並非設計出一套之後,便可經年累月沿用,而必須不斷改善。
比方說,企業在建置統計分析報表的初期,必然會因為經驗不足,使得每一份報表都只能呈現局部的狀況,需要許多份報表才能掌握全面。然而,多份報表之間卻又有許多重複之處,也有部分欄目的實際用處不大。久而久之,便應思索如何將多張報表精簡、整合,讓使用更方便容易掌握重點。
從另一個角度看,不同運作所累積、體驗出來的各種知識之間,往往會有許多道理是相通、重複的,必須經過簡化、整合,才能被有效地傳播到相關部門,並且有效運用在實際工作。
整體而言,知識必定來自於習慣性、不間斷的分析,前提是要先營造出一個利於知識產生、累積的環境與文化。針對過去累積下來的知識,應盡可能地轉化為數字指標,藉由數據化,使其便於儲存、結構、取得,進而更加妥善地應用,發揮更大效益。(本文作者為聯強國際集團總裁兼執行長)
分類:日記

從不同的角度,看到不同的景致。面對不同的問題,探索,從為什麼會變這樣?到為了甚麼而做?該做甚麼?簡單看法、簡單說明,簡單作法。簡單,是門不簡單的功夫。也正在一個簡單人生的究極之道上!

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