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職場觀察543-有關於[找資料]這件事

職場觀察543-有關於[找資料]這件事
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「在取得資料前就開始建立理論是錯誤,你會不知不覺扭曲事實來配合理論,而不是讓理論配合事實。」福爾摩斯
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先前參加個小型聚會,有個學者問自己說「你們是顧問公司,誰有xx類行業的資料?」,自己就反問說「xx類行業的哪一種資料?」,結果聽到的答案居然是「甚麼資料都好。」其實,所謂的甚麼資料都好,往往最後就會變成是甚麼都不好!
例如,服飾業所面對的是終端消費者市場,是紡織業的下游產業,整體紡織工業製程的最後一環。服飾業具有產品生命週期短、市場競爭者眾且需求快速多變等特性。更遑論如果是以市場區隔來說,還可以分為上游的品牌設計及開發、中游的服飾製造,以及下游的服飾經銷與批發零售。所以,首先要確認的課題應該是從需求面思考,到底需要甚麼樣的資料?
大前研一說過:「要成為具有獨立思考的工作者,情報資料來源絕對不能再只依賴報紙和電視,唯有從網路上汲取第一手情報,經過自身分析與理解,才能創造專屬自己的思維與觀點。」所蒐集到的資料,除非經過自己消化過,否則不僅不能符合自己的需求,更別說要創造出獨特的思維與觀點。
那到底要找甚麼樣的資料?在搜尋資料時,必須再三反問自己的問題就是:「我想拿這個資料做什麼?裡面有哪些資訊對我有用?」否則就會像廣告業的名言:你知道有50%的投入被浪費了,只是你不知道是哪50%。
雖然我們常用Google在茫茫網海上找資料,然而,很不幸的消息是,真正有價值的資訊常常是網路上找不到的。目前Internet上據信有超過10億頁的網頁資訊,而且是以超乎想像的速度在持續的增加,很多時候挫折不是來自找不到資料,而是資料太多了。所以,要很有效率地在網路上成功找到有用的資訊,當前已經是門大學問了。
根據IBM分析,全球資料量成長快速,預計至2015年將可突破8,000 Exabyte(EB,1EB=100萬Terabyte),如果燒成容量25G、厚度1.2mm的光碟,光碟堆疊的高度相當於80萬座台北101。另外,2001年1月15日開始營運的維基百科,截至2010年3月28日,中文維基百科達到三十萬條條目。2010年9月8日,英語維基百科已有超過340萬個條目。資料,只會持續累積!SAS執行長顧奈特(Jim Goodnight)就說過:「情報資料每年以倍數成長,不善加利用,等於浪費龐大財產。」而近年最常被提到的海量資料(Big Data)就是希望能針對這樣的資訊超爆炸現象提供解決方案。
然而,身為一個工作者,除了一定要有找資料的能力,更重要的是要俱備解讀資料的能力。只會複製(copy)、剪下(cut)與貼上(paste)的,只能算是最入門的資料蒐集功夫,能夠經過最後的整合(combine)與個人思維投入所激盪產生的變化,才能讓資料變身成為對於使用者有意義的資訊。畢竟,找資料的目的是為了獲得答案。
要讓數字會說話,必須擴大視野,看看與這些數字有關聯的背景資料(context)。最常見的迷思就是目標設定這件事情,目標設定其實不是先訂數字,然後再想如何達到;而是資料先出來,再從資料中導出數字。畢竟,比起資料蒐集,更關鍵的是資料背後的意義,如果資料無法順利轉換到思考、判斷和行動,就無法協助讓企業擁有真正的管理智慧。
最終,好的報告是能在一頁報告裡,分析出一兩個最關鍵的趨勢,而不是專案結束後就拿去資源回收的厚厚資料和冰冷數字。
後記:
有個同事因專案執行需要,看著一本20年前年出版的資料,一邊看還一邊挑剔說內容這麼舊、錯字也很多。還很不高興的說為什麼沒有新的資料?自己只是淡淡的跟她說,有資料就應該先知足與感恩,沒有說出來的是,「是沒有新資料?還是你沒去找?」、「你自己為了這個專案,做了多少努力?」、「就算是舊資料,你都完全理解?」
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小洪隨筆:
1.資源共享是職場工作中常聽見的一句話,但是首先會遇到的問題就是,誰要提供資料?提供甚麼樣內容的資料?又是誰要去做資料庫的後續整理與更新呢?
2. 彼得‧杜拉克(Peter Drucker)曾說過:「經理人必須學習兩件事:1.如何清除與所需資訊無關的資料,以及如何組織、分析與解釋資料;2.如何將資訊轉化為行動,畢竟蒐集資訊的目的不是為了充實知識,而是為了採取正確的行動。」
分類:職場

從不同的角度,看到不同的景致。面對不同的問題,探索,從為什麼會變這樣?到為了甚麼而做?該做甚麼?簡單看法、簡單說明,簡單作法。簡單,是門不簡單的功夫。也正在一個簡單人生的究極之道上!

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