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只是碎碎唸|工作邀約信的小地雷

最近看到了一個youtuber拍了一個影片在抱怨遇到的雷窗口,讓我也忍不住想到前陣子也有一些讓人無語的工作邀請經驗。
目前我工作上的邀約除了透過朋友直接聯繫以外,還有一些是來自於其他機構或單位的人以電話或信箱的方式邀請,通常我們都是稱作承辦人,承辦人通常扮演了很重要的角色:負責說明活動目的、邀請目的、需要做的內容、希望的方向......等等。
反正呢,有一天我的信箱出現一封某個單位寄來的講座邀請,前面先簡單自我介紹後,洋洋灑灑的寫了好幾個講座的主題、日期、對象、費用,然後說如果您有可以配合的時間還請回信讓我知道。
於是我就仔仔細細的看了講座的日期,每一個時間我能不能配合?前後工作時段有沒有卡住?接著看這些主題我熟不熟悉?有沒有辦法講?不太熟悉的幾個議題我還特別稍微上網查了一些文獻資料確認自己有辦法找到相關資料可以作為演講內容後,回覆了我方便的日期與講座主題。
接著, 我收到回信了:
OOO心理師,因為我有同時接洽很多心理師,所以目前只剩下OOO場次,如果可以的話請讓我知道。

恩.....我不知道其他人如果是我,看到會有什麼反應,但是我自己覺得這是一個蠻NG的邀請方式的。
NG的原因是因為,第一封信讓人感覺承辦人員在找一個可以承接這些講座的人,但第二封信才讓收信的人知道,「啊,原來我只是眾多人中其中一個,而我因為手腳太慢所以只能挑剩的那個,但是我手腳慢的原因是為了確認可以符合你的需求啊QQ。」
當然,我可以理解這位承辦人可能真的很趕、活動要趕快找到人,所以必須在很短的時間內確保每個場次都一定會有講師。可是,在這樣的情況之下,很顯然的這位承辦人讓人感覺到他只顧及到自己急迫要找到人的需求,沒有想過其他被邀請的人會如何面對你的邀請
  

其實這件事情只要在信的一開始寫出:「因為時間比較緊迫,所以我同時詢問了其他講師,等到收到回覆,統一協調好後會再回覆您。」之類的話,禮貌告知收信人,這是個許多人都會得知的消息,不一定所有的場次都會由收信者承接,這樣就夠了。

以前我也當過承辦人,通常我自己的做法有兩種:
1. 先打電話給對方
簡單的自我介紹自己的單位、要辦什麼活動、想要邀請講師協助某月某日某時間的課程,如果口頭上OK,我就會再寄一封有更詳細資料的e-mail給講師,請講師確認。
2. 直接將詳細的資訊以e-mail的方式寄給對方
等大約兩三天到一週(視活動日程安排)如果沒有回信,再去電詢問對方是否有收到信?如果有的話確認對方能不能夠出席,然後請對方麻煩再回個信給自己。若沒有,口頭說明完對方表示有意願後,當下立刻再寄一次,然後再次打給對方說剛剛寄了,再麻煩對方回覆。
還有一個部分是,通常也不會多個講座同時進行邀請、同時邀請多個講師。因為如果遇到所有講師都答應的狀況,這樣要如何協調也只會讓自己徒增煩惱。
很多時候都可以透過這樣的小細節觀察到承辦對於事情辦理的態度,往往這些也會影響到活動的品質。至於我有沒有接受這份工作,就是另外一個故事了⋯⋯
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分類:日記

剛轉職成自由行動的菜雞心理師,闖蕩行動工作的小記事,一些心情、一些反省、一些碎念。我想把這些經歷記錄下來,作為自我成長的見證。

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