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電子郵件CC的重要!

最近弄認證的事情快要進入尾聲
正所謂"破壞再建設最快"   現在則是補洞   補洞就變成最沒有效率的狀況了
在與業務經理核對儀器校正的清單時    經理特地停醒連絡校正場商用電子信箱比較妥當
而且"別忘了CC一份給老闆以及廠長"
要是兩年前   我還真不知道CC是啥   Email裡的"新增附本"有何意義
(畢竟研究助理又不需要使用電子郵件聯絡事情...老闆也比較喜歡當面說...)
這還要感謝上一個公司的颱風尾會計的教導有方   讓我深知附本的重要
前公司雖然也是個不到20個人的小公司   但是文件傳遞總是相當的沒有效率
與其說沒有效率   原因應該算是職權不分吧  很多決策的東西需要讓"所有人"過目
一開始的時候   我還是習慣用口頭說明的方式報告以及交待事項
但是幾次之後我就發現    事情不是被人家忘了   就是人家直接說你沒有交待   或是沒空
真是有理說不清阿~~~~
這時候老闆教我使用"內部照會單"這項工具   單子裡清楚的標示"From"、"To"以及"CC"
照會單可以明確的標註文件的走向   每一欄位都留給負責人蓋章   蓋章表示審閱過
至於"CC"的定義   當時我收到的資訊是"具有通知目的,但CC的對象不是文件的主要處理人"
就是"他不需要做事,無須負責,但是他必須知道"
雖然內部照會單的使用避免掉許多資訊遺漏的問題   但是我還是被念了
因為ㄋ~現在大家都習慣使用公司內部Email通知事情   拿到需要手寫的照會單反而覺得不方便
結果就被要求使用Email來傳遞文件  (當時還被颱風尾會計酸說...這麼有閒工夫手寫照會單阿...)
只是變成用電子郵件傳遞訊息雖方便也即時   但是做大的問題卻變成在老闆身上
因為~~老闆不太擅長使用電腦    像是Email附件中的文件老闆都習慣對著名稱"按兩下"
想要修改卻不得要領     存取下來也常常找不到檔案   最糟糕的就是修改的每一版本最後都亂成一團
而且搞得大家都要三不五時去注意電子信箱內有沒有出現新訊息或是新郵件   搞得更沒有效率
最後   只好每件事情都是內部照會單寫一份   Email也發一份   外加可能還要加註個小紙條
唉~~~~
不過如此下來到是讓自己有很多留檔的機會    可以避免掉許多被別人推責任的狀況
印象最深的一次
由於公司產品屬性的關係   相關的廣告用辭必須先花錢請特定單位審核之後才能公告
一旦定稿確定之後內容最好別修改   不然會有吃罰單的風險
有一次送文件前   包含了有半年後要上市的產品   老闆要求文件出去之前要給全公司的同人都過目
既然上面的交待了   於是手寫照會單+Email+便利貼開始了文件的周遊列國
只是老闆把這種不屬於工作職權的東西強迫每個人都要簽名畫押   文件的下場就是在每個人手上停留很久
有些同事相當熱心的審閱並提供意見   有些同事則是草草掃過
終於在一個半月後   文件即將到期日之前   與所有人確認過之後   將文件寄出
再一個月之後順利收到了核准單號   可以放心的使用文案內容了
但是    在三個月後正式討論產品包裝的文字時     會議上   高層又對內容剖有微詞
讓我相當得火冒三丈是     文案送出去討論印刷時經手到咱們的颱風尾會計手上   居然被改掉了
而且改掉的內容直接就送進了總經理室    變成老闆手上有兩份文件
會議上老闆直接詢問到底哪一份文件才是對的時    我還一頭霧水怎麼會有兩份文案內容
確定發生什麼事情之後   只能像颱風尾會計表示   文稿內容已經過審核  不能更改
老闆這時才表示審核後的文稿內容他自己不喜歡(!)    颱風尾會計表示改過的文稿是研發建議的(!!)
而且老闆必較"尬意"颱風尾會計後來提報出來的文案內容   (颱風尾會計不愧是公司忠心第一名員工!)
(阿那一個半月文件的周遊列國...以及每個人的簽字畫押都是搞笑就對了是吧?)
讓我更氣的是   颱風眼會計一口認定我是自做主張把文件寄出   沒有做最後的確認作業(!!!!!!!!!!!!)
因為她對文件沒有印象         哇哩勒~~~~(休養!我要休養!)
還好!!!    大家教我的內部照會單是吧~    Email中的CC功能是吧~     
順了一下快要被挑起的情緒    我明確的拿出照會單大家的簽字畫押、原稿文件  指出Email寄送時間
"煩請"颱風尾會計去查查她的電子郵件信箱    每一份文件不但清楚說明   而且都"CC"一份給老闆
(原本下巴頂天的颱風尾會計還想要栽贓...看到郵件跟簽名臉都垮了...)
最後   在這些鐵證之下    老闆做出了結論   既然文稿是大家的意思   那就這樣吧
為了避免"不正確文稿"混淆了大家的焦點    當面我就把那份颱風尾會計創造的新文稿"送進碎紙機"
(我...贏...了...哈哈哈哈哈~~~~~)
雖然自己成功的避免掉一次被栽贓的危機   但是這種勝利並沒有帶來任何喜悅   對公司更灰心
附本很重要阿!   不只是報備上司   或是對付小人   更是格外不可或缺
請愛用、並善用"新增附本"功能!!!
分類:學習

|勿食的外觀+可食的外表 = 摸不透的神秘 |不小心成為一天打三怪的三寶職場媽,心情抒發與咆嘯日常是必須也是精神食糧|

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