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Notion-創建工作看板,並做好專案管理

不管你今天是做什麼工作,你都需要管理你的工作
不管是用便簽、手機的待辦事項、手寫便條紙等等
每個人肯定都有一套管理工作的方法
今天我就要分享如何透過Notion來做好工作管理
還有Notion在工作管理、專案管理上到底能幫助到我們什麼
首先,我們一樣先建立一個表格來儲存我們所有的工作
Notion 職場術 技能 專案管理
如同上面的表格,通常我會使用這些欄位來紀錄我的工作
每一列都是一項任務或者是專案
如果是有預計完成日的就在“期限”加上日期
會議的話也是,就直接加上開會日期,當天開會時就可以直接把開會紀錄也加在裡面
相關的紀錄,或者是工作內容就可以直接打在各個頁面裡面
Notion 職場術 技能 專案管理
接著我們就可以把工作看板轉換成board的形式
Notion 職場術 技能 專案管理
就會像上面的Board這樣,未來你完成工作後,便可以直接把工作拖拉到相關的狀態(如下)
Notion 職場術 技能 專案管理
隨著時間累積,如果覺得已完成那欄過長,有礙觀瞻的話,也可以將已完成隱藏
再來,有些比較大的工作,或者是專案性質,我們需要夠多的細項來控制這個工作
我們就要在那個Page裡面,去新增check box或者再新增一個table來追蹤
Notion 職場術 技能 專案管理
比如說製作活動網頁好了
製作活動網頁可能分成幾個步驟
  1. 需求探討
  2. 版面設計
  3. 網站切版
  4. 網站前端製作
  5. 網站後端製作
  6. 上線前檢測
  7. 上線
通常來說,像這種製作活動網頁,他是有時間性的東西
也就是每一個階段我需要去控制時間的,我就會在頁面裡面再新增一個表格來追蹤
如果工作細項比較沒有時間性,獨立作業完成即可
通常就會直接使用check box
我們新增完table後,這次我們就可以把它轉換成Timeline的形式
Notion 職場術 技能 專案管理
如此一來便可以用甘特圖的方式來控管這個專案
看一下各個細項工作有無按時完成,若有便在checkbox中打勾
也可將這個工作相關的細節都記錄在裡面
這就是Notion強大且好用的地方
不止可以當作筆記記錄之用,更可以結合專案管理
原先你可能會製作甘特圖,而甘特圖在excel裡面
廠商資訊在筆記本裡
相關會議記錄在word上
但透過Notion,你就能將這些東西一網打盡  
非常清楚的彙整在同一個地方,讓你一目瞭然
如果今天是一整個團隊都使用Notion那就更強大了
大家同步資訊上就會更快,更清楚
只可惜我目前工作中都只有我自己使用(泣...

最後,Notion也可以用來製作行事曆
但記得要先把每項工作押上日期,不然在calendar的形式中會無法顯示
通常我都是用board當作主要view來監控工作
但偶爾切換成calendar來確認一下會議的時間
Notion 職場術 技能 專案管理
最後,小提醒一下,如果從table模式切換成其他模式的時候
沒有顯示tag或文字備註,記得要到Properties那邊把它打開,就都會顯示了
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#Notion  #職場術  #技能  #專案管理 
分類:學習

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