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2020訂閱整理專案:線上集團圖書館(半歲慶)

大約是去年的第四季,我在檢視組內訂閱報告,盤點有哪些需要續訂,這倒也不是我的工作項目或是被分派的任務,只是剛好沒有緊急的事,便把這些理一理,我想到我不太清楚子公司中同為採購功能的組有何訂閱,了解之後才很驚訝地發現總公司和子公司有重複的訂閱,並且這些供應商未必在合約上有國家或地區的限制,同時,不同部門間也因為需求不同而把經費花在不同的報告上,但其他部門並非全然不會使用到,當需要使用時,通常不清楚集團內有何資源,只能找人問,偏偏也不定就剛好問到了解狀況的人,或透過e-mail幾經輾轉的詢問,曠日費時又不一定有確定的結果。
其實最令人驚訝的是,這是一家超過40年的公司,系統與公司網頁幾經改版,卻也沒人覺得要做一個平台或空間,又或者跨部門的聯絡,沒人想找事。於是我雖怕事多但更怕效率空轉地幫自己成立一個專案,煞有其事地運作起來,所有被問到的人只要沒有大聲反對,我就當贊成了。
這個專案是針對整個集團的定期訂閱報告,約是一個線上的集團圖書館的概念,主要工作是編清單、聯絡各部門的人定期上傳,最好是還能把舊報告都放上去,畢竟要預測未來先要了解過去,同時也開始對使用者進行溝通,訓練他們不要仰賴e-mail(因為這種e-mail是其他人的瑣碎工作,這些其他人並不是業務助理),可以隨時自己上去找到要用的資料,期間當然遇到業務還是想依循舊方法,在新舊方法交替之間,本來接受程度就不會一致,各方主管也無出聲表示不妥,我便照計畫執行下去。
就在本案已經進行超過一半的時候,我讀《四騎士主宰的未來》到尾聲,其中讀到這樣一段話,其實之前也在別的地方看過相似的觀念,但因為這是我非常認同的觀點,在《四騎士主宰的未來》又讀到一次,更加強化我的心理狀態:
「另一項可以讓自己突出的能力是『把事情當作自己的事來做』(ownership)。
你要比團隊裡所有人都還要執著於細節,堅持那些事該做、何時要做、要如何做,把事情當成如果自己不去推動,不會有任何事自動發生,而這個世界也的確是你不做,沒人會去做。把一切當成自己的,任務是你的任務,專案是你的專案,事業是你的事業,統統都是你的。」
在進行的期間做了以下的紀錄--
背景:
1.2019年第四季將目前小組內的訂閱報告做了盤點,我發現光是在我們這個功能之下,總公司和子公司就出現重複訂閱,以前似乎沒人對此表示意見或討論。
2. 2019年12月公司網頁換新版,在上傳報告的功能上有進步,從本來一次只能傳一個檔案,進化到可傳5-10個沒大問題,不過要再更多就當掉了。
3. 我發現各組不太清楚其他團隊有什麼資料,對資源使用的效益是一大問題。舉例來說,規劃長期投資的企劃部門,是看得多訂得少的單位,但他們能讀到的東西,決定了集團的長期發展。
4. 由於缺乏整個集團的訂閱報告清單(產業報告),從上到下的人都也不太清楚資源被配置是否因時制宜、或者長期傾斜在某個部門,也無法因此做出什麼調整。
條件限制:
1.沒有任何高階主管給出實質資源(錢或可要求別人的權力),頂多是表達我也想做過、或是不強烈反對的情況下指定聯絡窗口。
2.這並不是誰的KPI,在專案進行中,我對所有的參與成員都只能請求,無法要求。
3.除了我們自己組內因此能少訂兩份報告省下小幾萬美元之外,無法計算出以金額為單位的效益。
為什麼我要做?
1.打造自己想待的公司:
我希望我待的公司,是一家有能力累積intellgence的公司,到底要當一家40年的公司,還是40個一年的公司?假如我沒有離開,就要盡力把目前的環境打造成自己想待的環境,累積只是起點,開放各部門基礎的訂閱品,也只是第一步,讓大家有機會接觸。
2.超級討厭看到資源浪費:
我想看到資源可以盡量被使用,而分享後能產生的火花,是無法預期或估算的,而這也僅僅是打造平台或企業文化的前前前置作業。
3.這是件昨天就該做好的事:
這個任務不屬於任何一個單位的責任範圍,只要沒有更高階的主管發話,這件事可能永遠也不會開始,我認為趁網頁新舊版交替之際、功能有稍微升級,找其他單位一起推進,是個好時機,又或者,從來沒有最好的時機,但總要開始。
希望做成什麼樣子?(目標)
1.集團資源透明化:
有一份全集團的訂閱清單,是向外部機構訂閱得報告,並沒有洩漏各部門機密的疑慮,可對全集團開放,大家可以在公司網頁上找到想看的產業報告,或者知道有某份報告可以向誰索取。
2.降低接觸難度:
減少跨部門資料索取的難度,公司各部門可以有較佳的相互了解,起碼先從購運/業務/企劃這三個類別開始。
3.建立(我認為)好的工作習慣:
宣傳好的工作習慣,像是分享資訊與隨時分類歸檔,目前尚不敢說已普遍存在於這家公司,起碼我自己所在的團隊,進步空間就還蠻大的。
用什麼方式做?
1.決定目標後鎖定對象:
一開始我其實先問目標對象的意願,對象是業務部門行銷團隊與企劃部門,問他們是否願意加入整理訂閱的專案,我「無法」要求他們一定要加入,很幸運地,他們都在最初答應要加入了。
(如果他們沒有答應,我的想法是把自己組的整理完後當作展示成果再邀一次)
2.提醒已做與未做:
除了會議紀錄外,每次開會結束後,會附上未來幾個月的時程(包含已完成和未完成),這樣可以有點成就感,也可以有「還沒完」的心理準備。以上在有制度的公司裡可能只是日常,但是在以和為貴的敝公司裡並不常見。
3.彈性排程與擇時提醒:
由於這是請參與的團隊利用較不忙的時間做,時程無法釘死在某天一定要完成什麼,又不能讓每個時點失去意義,過度頻繁的信件還很擾人,因此需把握在會議前後,或工作截點的時間前提醒。我盡量說服自己,大家還是樂見事成,只是太忙了,才會疏忽最近要完成的進度。
4.降低進入門檻:
建立訂閱訂單與這部分的網頁地圖,把進入這個上傳空間的人當作空白--假如我在什麼都不知道的情況下,能不能直覺式找到自己要的東西?如果找不到?可以從地圖和清單找,甚至搜尋功能的教學也會放在最顯眼的地方。
--以上是專案開始前與進行中,給自己提個醒。
如今已上線大半年,各組上傳的維護程度不一,我估計我今年年底會做一次提醒,但也真沒權力一定要別人做得多到位,說到底,都是自我要求。我其實還想了解,使用者的狀況(上線次數或下載報告的統計),但這個需求老早被IT拒絕,說是要儲存上線紀錄太耗資源,無法提供這個功能。
的確是我對IT領域所知太少,即便唬爛我,我也只能被唬爛,只是,這次遇到能對專案主體有實際貢獻、跟上進度的IT同事,已是非常心懷感激,畢竟先前遇到的IT同事,態度與執行能力落差都非常大:有絕頂聰明、劍及履及的人,也不乏從沒打算具體做點什麼、只是拖延和無盡藉口的人。(我不是要星際旅行,如果這些藉口是真實的阻礙,講到一般人能領會,應該也沒多難)
人生是一種修行,能做的事盡量去做,當下做不到的事,也盡量去了解或學習。似水年華,什麼都沒做、沒能體驗的話,當真也是似水流逝了。
分類:學習

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