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Power Automate筆記(3) - 和Excel的常用互動、資料筆數上限

過年偷懶了,新年快樂!這次來談談在Power Automate中和Exel的互動,以及介紹幾個常用的Action。
POWER PowerAutomate EXCEL

標黃色的不是代表有多重要,只是他們是一組的,容後解釋。實際上可以使用的action還有更多,不過這一頁也已經列出足夠多的了

首先最最重要的,要使用Excel大部分的Action,你必須要有個Table。不是字面上的意思而已,是你必須要從Insert->Table那邊建立一個有名有姓的Table,因為在大部分的操作裡,它都是認Table的。
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List rows present in a table
大概是Excel的Action裡最為重要的一個,因為如果你需要跟一個Excel檔互動,應該就需要取得裡面的資料吧,那麼就是使用這個Action的時候了。
Power Automate會自動幫你弄出一個Apply to each,可以想像是for迴圈的概念,針對每一筆資料你想做什麼動作。比如說我每一列都要寄一封信。

在用Power Automate的時候,有個很令人憤怒的東西,就是資料筆數上限。
第一次用List Rows Present in a Table的時候,會發現,奇怪,怎麼資料只到256就停了?通常只要看到這種2的次方的數字的時候,就可以猜大概跟某種限制有關係,而不是檔案本身的問題。可以理解如果想要做大筆資料的處理不該在這做,但256也太少了吧!!!
解決方法:Settings -> Pagination -> 設為On
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Pagination 的Threshold最高目前可設到5000,自己多注意。如果超過五千怎麼辦?我只想得到拆檔案了,不過這個action本身就比較慢,我上次跑九百多筆就等了十幾分鐘,跑五千筆應該要花很久的時間。

Get a row / Delete a row / Update a row
在最開頭我們把這三個Action標出來,是要提在使用的時候,他們每次真的只會操作一個row,所以我會建議你的表必須要有ID欄,讓每一個資料列都有一個唯一值。可以想像是類似Vlookup的執行方式,只會取出第一個找到的資料,而不是像SQL,會對所有滿足條件的資料列執行動作。

Run script
Power Automate目前不支援執行巨集,應該說是網頁版的Excel不支援。但這或許可以當個救星!
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這個script就要用網頁版的excel錄製了,你要先錄好(如下圖),才能在action裡找到它(如上圖)。
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#POWER  #PowerAutomate  #EXCEL 
分類:學習
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