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讀書心得:蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理 (トヨタ最強の時間術)


 我所任職的公司本身就有一套世界知名的商業管理系統。在我們的核心價值之中有一句話是Kaizen is our way of life,意即改善是我們的生活方式。Kaizen並非英文,而是日文「改善」的羅馬拼音,而這個改善的概念其實就是來自於豐田的管理系統。
也因為我自己有親身參與並且使用過這些源自於豐田的管理系統,因此閱讀這本書的時候特別有感,也激發出了許多新的想法。
中文書名有點誤導,其實這本書最主要的內容就如同原文書名所說的,在於豐田看待時間的角度與利用時間的方法。「時間即是生命!」用這句話就可以貫穿本書的核心概念。時間對於所有的公司都一樣是屬於稀缺資源,越是能審慎地看待時間,用最有效率的方法去利用時間,那就等同於大幅降低公司成本與提高生產力。因此在書中特別有提到,豐田人基本上是以秒為單位來檢視時間的利用效率。一般我們計算工作所需時間的時候,可能都會用「天」來計算。例如當公司主管詢問這個報告甚麼時候可以完成的時候,我們總會習慣說:大概要三天之類的話。但豐田告訴我們,為何不用72小時來看待這件事情?因為如果你習慣用天數來做為單位,對於想要節省時間這件事會變得很困難。三天要完成的報告變成兩天完成,聽起來就蠻累的。但如果是從72小時變成65小時,是否就會容易些?
「時間就是動作的影子」
我好喜歡這句話。講到節省時間的時候,大部分的人都直覺地想到那就加快速度吧!也因為這樣的思維,我們就會試著要求自己用更快的速度來處理事情,比如說更快回信、打字更快、走路快一點等等。但這樣只是增加自己身體的勞累而已。可是豐田認為,真正該檢視的是工作的流程架構,而不是速度。只要能仔細的觀察員工的工作流程、動作,一定能找出有些多餘的動作或是某些不流暢的步驟。只要能刪掉不必要的動作或改善流程就可以省下很多時間又讓工作變輕鬆。
書中也提到,時間可以分兩個面向來看,一個是實際運用的時間,另外一個就是需要削減的時間。所以想增加效率的時候,就是努力把前者(有產值)的時間增加,把後者(造成浪費的時間)捨棄,如此而已。
Let's Go Gemba
我看到Gemba這個字一點都不陌生,因為我們公司自始自終都在強調這個觀念。Gemba其實就是日文「現場」的發音,Go Gemba所要表達的就是親自到第一線作業地點觀察的重要性。由於豐田是製造商,他們一開始推行的Go Gemba有很大的目的是針對工廠作業產線的觀察,但這個概念其實可以用到各種類型的公司與工作環境。就拿我們公司來說,我們的工作是製造商品並且轉賣給經銷商,接著經銷商會協助幫將商品銷售給終端客戶。這是很常見的商業模式,對製造商來說,理論上我們並不需要接觸客戶。我們只需要透過經銷商的回報就可以了解銷售狀況與市場資訊。然而這樣是不夠的,因為對我們公司的產品來說,整個銷售的第一線作業地點其實就是在客戶端,因為我們會要求所有的業務經理必須要撥時間到客戶端去進行觀察,藉此了解真實的市場狀況,而不是只透過經銷商的回報。就如同書中所提到,豐田強力要求工廠主管不能只藉由數據分析來進行管理,應該實際到工人作業的地點觀察才能真正了解得到確實資訊。這樣的方法一開始聽會覺得浪費時間,但實際執行後真的會發現很多有用的資訊。這些資訊都是在書面報告或是數據所無法得到的。
「改善」使用時間的方法…直到永遠
這本書有很大的篇幅都會持續提到「改善(Kaizen)」這個字,我相信有些人如果一定會覺得很奇怪,明明就是討論豐田的時間術,怎麼一直講到改善呢?其實改善才是豐田的靈魂。我認為如果說要把豐田的成功經驗濃縮成一句話帶走,其實就是「改善」。我們公司就是100%信奉豐田這套方法的信徒之一。對我們來說,改善就是我們的每天都在做的事情。豐田所謂的改善其實就是精益求精、追求完美的過程。事實上以豐田的定義來說,這是一個沒有終點的旅程。所以對於時間的應用也是一樣,從一年縮短到一個月,從一個月縮短到一天,從一天縮短到一個小時。如果真的有終點,那就是縮短到零吧。
這樣的概念真的很實用,這不只是一種工作方式,更是一種思考方式,生活方式。孰悉這個概念後你會時不時地去檢視自己周遭所有的一切,看看哪邊可以變得更好。不管是工作、家庭、人際關係、財務,甚至是自身的修養,都可以透過這樣的方法來變得更好。以我自己的工作為例,我藉由這樣的方法其實讓自己的工作變得更輕鬆有效率,也釋放出更多的時間給自己。
重點是善用時間而非一味節省
   跟很多企業的思維不一樣,豐田的時間術並不是一直追求時間減少。而是重視時間使用的合理性。書中提到很多有趣的思維。例如他們認為類似讓員工犯錯導致時間浪費是可以被允許的。因為培育人才很困難,而失敗其實可以讓員工學到很多,因此他們並不會在意員工嘗試新方法並且無功而返。我自己也是對這個部分頗有同感。就我擔任領導職的經驗來看,有時候你嘗試著想把一個觀念灌輸到員工身上是極度困難的。尤其是那種很有想法的員工,你不管提出多少數據,展示多少案例,他就是無法接受。反而是只要讓他自己去嘗試一遍,跌一跤,他馬上就了解你想要表達的觀念。一個失敗體驗有時候勝過千言萬語。
豐田除了對於人才很願意「浪費」時間之外,豐田對於「改善」也是很願意投入大量時間。
因為改善是為了節省更多時間,只要持續一點一滴的改善,長期來看一定是值得的。而因為改善而省下來的時間,又可以進行更多的改善計畫,如此會形成一種正向永續循環,這也就是豐田極力推廣的持續改善之路。
總結來說,這本書的內容雖然是豐田人對於時間使用的觀念與看法,但其實內涵裡包含了許多豐田的文化在裡面。這些內容不只是對於工作上有幫助,於個人的成長與做事方法也多有幫助。
但是這本書老實說有點「精簡」,雖然作者試著利用很多案例來說明他所要表達的觀念,但可能礙於篇幅的關係,這些例子都不是描述得很詳細。我本身有參與過這套系統的經驗所以會比較容易融入,但我相信對於沒有背景的人可能會比較吃力。更別提要深入實踐,所以如果真的想要實際應用這本書提到的方法在自己的工作或生活上,我認為還是需要花一點時間思考,可能還需要閱讀更多相關的書籍或資料。不過若是能了解這套系統後,就必定可以感受到它的強大與實用性。
分類:職場

我就是個普通上班族。喜歡用上班族的角度看世界、分享。

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