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會議管理-如果人人都是總統

回顧上二回的分享,管理的底層思維模式就是「聽我的」,「聽我的」,「聽我的」
就此思維模式如果佐以適當的手段或者技術,
不盡然只能「上司管理下屬」,其實「下屬也可以管理上司」。
今天來談談都是上司也是下屬或沒有領導的管理。
有沒有想過

如果人人都是總統

那會是誰統誰或誰被誰統呢?

要解決這個問題,不管方式是什麼?
最終的結果,必然只有一個,那就是只能有一個總統。

台灣目前自嗨為民主大國,
我們享有充分的思想言論自由,
自由到只要不合意,就連國會也可被「冰的」(台語)(太陽花運動),
哪管只是「找死」(服貿)跟「等死」(反服貿)的選擇差異而已,
反正我就是要「等死」,跟我不一樣的死,我就是反對…
不要誤會,我們沒在談政治,
我們在談民主時代所謂的人民作主要如何領導管理?
如果人人都是「總統」,或不假如果,換句話說人人都是「主」,
那到底「誰是上司?誰是下屬?」
若弄不清楚「誰管誰?」那麼管理的底層思維模式「聽我的」,又要如何實踐?

邱吉爾:「民主是最不壞的政治制度」

(除去其他所有的已經被不斷嘗試的政體外,民主就是最糟的政體)
台灣 西方 中國 邱吉爾 孫逸仙
白話說,沒有任何一個政治制度是好的,
在已經玩過的或正在玩的制度裡,
民主制度是最不壞的(「不壞」不等於「好」)。
什麼是民主?白話說就是「人民作主」。
但人民是群眾的代稱,是一群體,多數時候不會單只一個人,
如果眾口不一,則我們前面講的「聽我的」,又到底是要「聽誰的」呢?
有人說「誰大聲就聽誰的」?認同嗎?
有人說「誰最富有就聽誰的」?認同嗎?
有人說「誰最年長就聽誰的」?認同嗎?
認同也好,不認同也罷,其實都對,其實也都不對…這就是民主
回到本題實質面,民主時代所謂的人民作主要如何領導管理?
這「如何」也是「最不壞」民主制度最可貴的機制,
更是擔任領袖者必須具備的領導力,它就是民主會議管理力
前面說過,如果人人都是總統,等於沒有總統,
但是沒有總統,就沒有領導,也不會有管理機制,
然民主時代既要兼顧人人都有權,
又要有人領導管理秩序,所以要給權力,
必然必須拱出「官」來,
當然也可以將權力集中起來共同決定開創新機或解決問題
(精闢的說法是「實施民權」達到「民主」目的),
所以國父孫逸仙博士為了實踐民主共和國的理想,
特別著作了「民權初步」又名「會議通則」,
理論上踐行民主的方式就是「開會」
實務上世界各國施行至今(西方約300年,中國約100年),
會議模式已是民主國家人人認同的民主模式
更是領袖人物必要熟悉的知能技術。
進入主題~會議管理
「會議」是什麼?
開會要講究邏輯推理,
開會、開會、愈開愈不會,有沒有邏輯?
照道理說,開會、開會、是愈開愈會,才對。
為什麼說愈開愈不會?
大部份的人是做中學,一邊開會,一邊學習開會的知識,
學到的是片段的知識,當然就不敢大膽的在議場上出手運用。
民權初步第一節「凡研究事理而為之解決,一人謂之獨思,二人謂之對話,三人以上而循有一定之規則,則謂之會議。」
會議規範第一條「三人以上循一定之規則,研究事理,達成協議,解決問題,以收群策群力之效者,謂之會議。」
如上定義,
會議就是三個人以上聚在一起遵守一定的規則共同集思廣益開創新機或解決問題的方式。
其成敗的關鍵就是管理好「一定的規則」。
很多人害怕用開會解決問題,是因為不但開會沒能解決既有問題,反而製造另一個新問題。
其原因並不複雜,就只是很單純的沒有「會議管理能力」,如此而已。
因此,只要養成會議管理能力,就是成就未來領袖的基本領導力
為了讓大家能容易理解此領域的技術,我以簡潔精要為前提,自創3+1法則

3+1法則=三個處理問題的程序 + 一套會議規則。

開始有興趣了嗎?
民主會議處理問題的方式有三部曲,此方式雖說三部曲,其實是一個連貫的程序,而且缺一不可。
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這三個處理問題的程序:「動議」→「討論」→「表決」
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「動議」就是提出一個問題,
「討論」就是研究提出解決這個問題的辦法,
之後,
對這個問題的解決辦法做出如何處理的決定(可能是「通過」辦法,可能是「否決」辦法,也可能是「擱置」等等)
這是3
再說1
1就是一套會議規則,開會沒規則,如同大家都是總統,不會有秩序,而是否能掌控每一個與會的人確實嚴格遵守會議規則,決定了會議的成敗。

繼續,分享「會議基本知能與常識」
會議管理5要:規要循→會要議→議要決→決要行→行要果。
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議場上的角色

各位參加任何會議要有2個先見之明的認知,您在會議上是怎樣的角色?
議場上有出席人與列席人,您是屬於哪個角色?
議場上除了主要的角色,也會有配角

主角就是「出席人」

配角就叫「列席人」

怎麼分呢?
舉例,你去參加一個會議,其名稱是○○委員會,你的身分若是這個會議組織的成員(委員),你就是出席人,如果不是,則不管你是被邀請來的,還是自己當不速之客跑來的,都會被歸類為「列席人」。

出席人權利

「提案權」、「動議權」、「發言權」、「討論權」、「表決權」、「選舉權」等6大權利。

列席人權利

只有「發言權」及「討論權」,而且在請求發言地位時,必須經過全體出席人無異議認可。
依責任歸屬,分類二種極端的會議型態
一是「民主會議」,人人等權,以出席多數人為決議。例「立法院」,立法院長也只有一票。
一是「行政會議」,又稱幕僚型會議,以行政首長裁示為決定。例「行政院」,行政院長說了算。
了解會議性質後,未來參加會議,就會分辨
如果是郭台銘開的鴻海主管會議,
不管如何討論,最終就是要郭台銘點頭才算數,
如果是參加集合式住宅區分所有權會議,
其主席只能接述議題主持會議進程,依結果作裁定,是沒有權力獨斷裁示的。

動議(問題)種類

區分三種:「主動議」、「附屬動議」、「偶發動議」
「主動議」就是提出一個問題
「附屬動議」就是附屬在主動議身上
其設計是要達到消彌意見衝突及舒緩僵持的目的;
「偶發動議」是為維護會議程序的順遂或為解決難以明文規範的突發問題
三種動議的操作有秩序規範,
偶發動議優先於附屬動議,二者均優先於主動議
問題提出方式
提案:會前以書面提出的問題,稱為「提案」,成案條件須有附署。
臨時動議:會議中以口頭提出問題,稱為「動議」,
因為不是在會前以書面提出的,是在會議進行中提出的,
又叫做「臨時動議」,成案條件,須有出席人附議。

討論

「討論」須就題論事,不可發言離題。技術上有5個要領
請求發言地位:出席人須舉手並口呼主席,經主席同意,始取得發言權。
聲明發言性質:出席人取得發言權,必聲明發言性質,
對在場問題為贊成,為反對為修正或其他有關動議。
不得發言離題:每人對每個問題應就題論事,謂之不得發言離題。
一時不議二事:同一時間不得提出2個以上的問題。
發言限次限時:每個人對在場之問題有2次機會,每次發言以5分鐘為宜。
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表決

表決應二面具呈,就是贊成與反對都要問,順序也有規矩,
就是一定要先問贊成,再問反對。
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主席的表決權

主席處超然立場,故原則上不參與表決
只有在同數時可選擇加入「贊成」使其通過或「不參與表決」使其否決;
或相差一票時(贊成只多一票)選擇加入「反對」使其否決
或「不參與表決」使其通過;特殊額數時亦同。
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宣布表決結果

「宣布表決結果」是主席的重要工作
很多擔任主席者,經常忽略,會眾也沒異議,這是不合宜的,
因為規則不嚴謹,會有破窗效應,
長久鬆散,等到需要收緊時,因為破口大了,也就補不回來了,
這種不小心,導致很多失敗的會議,應是很多人不知所以,始料所未及的。
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管理大師彼得·杜拉克說
「管理是面對人的社會活動,
現代企業或組織是一種人際組織,
也是一種社會組織。」
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我認為「管理是一種達到成功目標的手段與技術。」
就「會議管理」來論,
若大家認同彼得大師「管理是面對…。」
就要認知現代很多社會組織或社會活動經常是平等關係,
不存在有形階級的,誰具備領袖魅力,誰就能hold住全場,主導一切,
公眾演說能力是,被忽略的「會議管理」領導力更是。
#台灣  #西方  #中國  #邱吉爾  #孫逸仙 
分類:親子

魏來領袖、領秀未來,敬天愛人、廣聚人才。 我是熱情洋溢的益師友。 也是實務系企業領導教練、阿米巴經營倡導者、民權初步研究學者。 知識分享每日一主題:讀書、電影、會議、故事、練兵…

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