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在家上班面對【英文視訊會議】好焦慮?掌握「會議十階段」英文句子,你也可以自信主持國際會議!—(上)

文章來源: 外帶英文官網
  

你可以在【外帶英文】Podcast 收聽這篇EP13學英文: https://englishgo.club/podcast/

台灣近來疫情嚴峻,許多公司紛紛啟動居家上班,無論是傳統的電話會議還是視訊會議,了解如何專業地主持或參與線上會議成為一項非常重要的技能。你是否擔心要參加視訊會議或電話會議,卻感到焦慮不知如何用英文表達?明天公司宣布要用視訊會議,怎麼辦我不善用英文主持會議?即使我願意在視訊會議說英文,但我不知道該如何用英文表達自己的想法?
今天將會議上可能會遇到的情況分為十大階段,這篇先介紹會議前五大階段「簡述會議、說明目標介紹議程、要求複述或澄清、分享和徵求意見、表達同意或反對」實用英文句子,讓你不再害怕面對「英文視訊會議」。下篇將介紹會議後五大階段「談判與妥協、中斷評論、時間管理、總結與追蹤事項、結束會議」可運用的英文句子。當你為會議準備越充分,你的信心就越強,記得在參加會議前複習這些英文句子,幫你在會議上自信用英文表達,成功主持國際會議!
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Image by Brian Cragun from Pixabay

一、 【英文視訊會議】開始通話與簡述

主持視訊會議時,先跟所有參與人員問候,介紹與會者,並確認是否所有人都出席了視訊會議。
  1.  Good morning/afternoon/evening everyone. 大家早安/午安/晚上好
  2. Call leader/chairperson: Hi everyone, this is [Sandy]. I am the [project manager] at [ABC company]. I am calling in with [Sam, Cindy, Mike, Alex]. Please introduce yourself and state your position.
    主席:大家好,我叫[Sandy]。我是[ABC公司的專案經理]。
    今天[Sam, Cindy, Mike, Alex]會一起參加會議。請各位先自我介紹。
  3.  Participants: Hi, this is [Mike, I am the engineer at CBA company].
    Thanks for having me.
    與會者:大家好,我叫[Mike,我是CBA公司的工程師],謝謝邀請我。
  4.  Call leader: Can we all welcome [Alex, our sales manager]?
    主席:讓我們歡迎[銷售經理Alex]加入。
     I would like to extend a warm welcome to our sales manager, Alex.
     讓我們熱烈歡迎我們的銷售經理Alex加入。
  5.   Call leader: It sounds like everyone is on the line, so we will get
     started.
    主席:聽起來每個人都在線上了,那我們就將開始今天的會議吧!
     Since everyone is here, we can begin. 既然大家都到了,我們就開始吧!

二、 【英文視訊會議】說明目標並介紹議程

為了讓會議有效率,會議一開始先說明目標及介紹議程大綱,讓與會者都專注在要討論的重點,也可以說明你希望這場會議結束後,獲得什麼樣的結果。
說明目標 Stating Objectives
  1.  Call leader: Today, we are here to discuss [last month's sales].
    主席:今天,我們要討論[上個月的銷售情況]。
  2.  I've called this meeting so we can review [the most recent project].
    這次召開會議,是為了[審查最新的專案]。
  3.  By the end of this meeting today, we should have completed…
    今天會議結束時,我們應該可以完成…
介紹議程 Introducing Agenda
  1.  Call leader: Does everyone have a copy of today's agenda?
    主席:每個人手上都有今天議程的副本嗎?
  2.  There are seven items on our agenda. Let's start from the beginning.
    議程上有七個項目,讓我們從第一個項目開始。
  3.  If it's ok with everyone, I would like to start with the second point, last
    month's sales numbers.
    如果各位都同意,我想從第二項開始討論,即上個月的銷售數字。

三、 【英文視訊會議】要求複述或澄清

電話或視訊會議可能會受到噪音干擾或多個人同時講話,這時需要請對方再說一遍,才能確保每個人都能夠聽得清楚。通常如果你不理解某人的發言,小組中的另一位成員也很可能存在相同的問題,可以使用下列句子,幫助整個團隊清楚獲得訊息。
  1.  Sorry [Mike], I did not catch that last part. Would you mind repeating
    yourself for me?
    抱歉[Mike],我沒聽到最後一部分,方便幫我再複述一次嗎?
  2.  Was that clear to everyone? 每個人都聽得清楚嗎?
  3.  If we look at it from this perspective, does that make more sense?
    如果從這個角度來看,會不會更行得通?
  4.  Can you make that easier to understand? 你可以使它更容易理解嗎?
  5.  I will repeat for clarification…我再複述一次讓大家更明白...
  6.  Because these are important points, I will repeat them.
    因為這些點很重要,我再重複一次。

四、 【英文視訊會議】分享和徵求意見

召開會議無異是希望能獲得有成效的會議,會議進行時,需要有效率地匯集想法與意見,鼓勵出席者參與討論,讓每一位成員都有參與感,也覺得受到重視,發揮他們的專長與貢獻看法,最後達成會議共識,可以運用下列句子,發表看法並徵求意見。
分享意見 Sharing an Opinion
  1.  I (really) feel that these sales figures are encouraging.
    我(真的)覺得這些銷售數字鼓舞人心。
  2.  If you ask me, I think that we should focus on…
    如果你問我的意見,我認為我們應該專注於...
  3.  In my opinion, this idea is …我認為,這個主意是…
徵求意見 Asking for an Opinion
  1.  Do you agree with this initiative? 你同意這項提議嗎?
  2.  I'd love to get some ideas from everybody. 我想徵詢各位的看法
  3.  Mike, could you share your opinion on these ideas?
    Mike你能分享你對這些想法的看法嗎?
  4.  Mike, how do you feel about this marketing plan?
    Mike你對此行銷計劃有何感想?
  5.  We haven't heard from you yet, Mike. Do you mind sharing your
    thoughts?
  6.  Mike我們還沒聽到你的看法。你介意分享你的想法嗎?
  7.  What do you think about the numbers from last month?
    你對上個月的數字有何看法?
  8.  Would you like to add anything about these figures?
    你想對這些數字補充什麼嗎?
  9.  Does anyone have any comments on this point?
    有人對此有任何建議嗎?
  10. Is there anything else someone would like to add?
    還有其他人想要補充的事項嗎?

五、 【英文視訊會議】表達同意或反對

不管是同意或不同意,都表示與會者有在聆聽,主席可以確保正反意見都有被充分表達與討論。
同意看法 Agreeing
  1.  That's a great point! 觀點很好!
  2.  I could not agree more. 我完全同意。
  3.  That is exactly what I was thinking. 那正是我的想法。
  4.  I must agree with Mike on this idea. 我必須同意Mike這個想法。
  5.  That sounds like a great idea! 聽起來是個好主意!
反對看法 Disagreeing
  1.  Unfortunately, I do not see it the same way. 很遺憾,我的看法不同。
  2.  I agree with you in part, but…我部分同意你的觀點,可是…
  3.  I can't agree with you because I think…我不能同意你的看法,因為我認為…
要注意的是,會議首要原則是要保持積極正面,惡意否決一個人的觀點會改變會議氣氛,也會使其他成員覺得可能也不會被接受而不敢發表看法,切記不要使用下列句子。(X) No one agrees with you on that. 沒有人同意你的觀點。
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今天介紹了會議前五大階段「簡述會議、說明目標介紹議程、要求複述或澄清、分享和徵求意見、表達同意或反對」可以活用的英文句子,其中「要求複述或澄清、分享和徵求意見」是最重要的,可以先把這兩大類的英文句子練熟。
下次將介紹會議後五大階段「談判與妥協、中斷評論、時間管理、總結與追蹤事項、結束會議」可以運用的英文句子,歡迎追蹤外帶英文官網,不要錯過!讓你不再恐懼參加「英文視訊會議」!你最擔心什麼樣的會議? 你最近會議中有遇到那些問題? 你想知道更多有關會議的英文? 歡迎留言告訴我😊
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