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會議革命!效率提升、成果倍增的超強會議術

會議 學習 職場
身為會議領導者,您是否常有以下困擾?
  

1. 小組成員永遠狀況外,問問題始終沒人回應?

2. 開會開了半天也沒有好的提案或結論,只能明天再來。

學生時期,我們每天都有分組報告、專題報告、社團開會。而工作上,又是數不清的晨會、午會、小組會議。如果有辦法能縮減開會花費的時間,又能儘速達成會議目的。不管是對自己、組員、還是公司,都是最好的結果。
在日本企業教育大師齊藤孝的著作“會議革命”中,他發現絕大多數的會議都是冗長且浪費時間的,因此提出了會議革命,他透過一系列的設計與規劃,可將會議流程之效率提升數倍,讓每個人不會再被無趣的會議給綁架。
在看完會議革命之後,我擷取了其中的幾項方式,並實際應用在會議當中,發現確實很有效的提升了會議的流暢度與參與度,也得到了許多與會成員的正面回饋。因此想在這裡分享給所有
在會議中不順利的會議領導者,一些簡單、好用、卻非常棒的會議主持方法。

  

1. 設定可做出具體結論的主題,並不斷強調會議目的

比起說:我們來想想對於此次活動有什麼好的行銷方案,將會議主題定為:提出三項針對此次活動的行銷方案,會讓人更知道該討論出什麼結果。而在會議過程中,會議領導人也需要不斷提醒會議目的,防止離題。

  

2. 為每次會議或是小組討論設下時間限制

設立時限是個很棒的方法,會讓小組成員有一定要在僅剩的時間內想出方案的壓力。就不會只是在附和大家的想法跟放空。也會讓人更注重在提出想法,而非不斷否決他人的提案。

  

3. 將組員分為兩兩一組討論,最後再統一分享討論內容

相信大家都有這個經驗,當問組員有沒有什麼想法時,換來的卻是一陣沈默。不管再怎麼請大家提供想法都無法帶起討論氛圍,這真是再無力不過的事情了!但驚人的是,只要將成員分為兩兩一組,就能大大提升討論效率。人是怕尷尬的動物,在尷尬時就會像想盡辦法說點什麼(很像跟喜歡的人出去約會的我)。這會逼迫我們更努力去思考,況且,你應該不會想再之後分享時告訴大家我們這組都沒想法吧?

  

4. 性別是會議中的靈感來源

性別是構成會議的根本。事實上,男性跟女性對彼此而言都是重要的靈感來源,無論是男是女,都會想要在對方展現出好的一面,這不只適用於為情所困的青少年,研究證明,老年人也同樣適用。因此,會議領導者應該利用這項優勢,盡可能讓會議有男有女,或許會有意想不到的結果。

  

5. 準備可共用的平台如白板、將會議關鍵字填上

準備一個可讓大家都看到的白板,將一些關鍵訊息或是其他人提出的想法簡潔的寫在白板上,可以讓人回想起其他人的idea,並從中延伸。也可以利用關鍵字將討論方向做整理,讓人更清楚會議的架構跟內容。


上述內容並非全部引用書中的技巧,也包含了一些個人長期主持會議所使用的方法。在使用了上述的方法後,不管是會議的流暢度還是組員的參與度都大大的提升,讓我更有效率的組織會議!當然並不可能只用一個方法就能看出效果,會議領導者更應該多方嘗試不同的組合,並根據小組的人數、討論的議題等隨時變換,發展出自己的會議模式。
而除了上述分享的方法外,書中還有許多其他的技巧像是會議座位的安排、三色標記法、圖像式小組討論等等,都是值得一試的。但因為我還沒實際運用過,因此在這裡不多加贅述。有興趣的朋友們也可以自己買書回去研讀。
就像開頭所說,希望這些方法,可以幫助各位更有效的組織會議跟提升效率。
如果有什麼想法,也歡迎在留言區與我交流~
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#會議  #學習  #職場 
分類:職場

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