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如何陌生開發海外組織的參訪?(part 2)

說明你是誰,是除了自我介紹外,還要介紹你來自的團體,參與的計畫,這些對筆者而言就是寫草稿(其中包含E-Mail 跟電話的草稿),只是就如上一篇所述,筆者英文程度很低,而且4項技能中,最差的是寫(滿不是台灣學生的),所以做足準備很!重!要!

E-mail

當找到想要拜訪的組織後,就要做足研究,這組織是做什麼的?在意的議題是什麼?最近做了什麼專案?最重要的是:「你為什麼選上該組織?」Start with WHY! 
當然做完功課,找到自己為何要拜訪組織的原因後,那E-mail該怎麼寫呢?
  • 說明你是誰:先說明你是誰,來自什麼單位,這單位大致上是做什麼,順勢接到下一個主題
  • 說明你的來意:說明你為何會需要這參訪,是因為某計畫或是專案或是自我求知都可,反正就是要說明你到底為什麼要去拜訪
  • 說明預計拜訪的時間:說明你待在該國家的時間,開出可以讓對方選擇的時間之外,更重要的是要說明在拜訪過程中,你希望對訪可以協助什麼?簡報?帶導覽辦公室?採訪?體驗等等等的
  • 補充:信件最後再思考看看有沒有可以再多補充的資料,讓對方可以多多認識你或單位或計劃或專案!
寫完後,你可以寄信了。
這篇不是在教學商業E-mail該怎麼寫,若想知道,請洽其他英文平台👌

Draf and Make a Phone Call

都寫完Mail了,幹嘛還要擬草稿?
當你Mail寄出後,大約有75%機率是石沈大海,此時你再寄下一封嗎?說真的,第一封沒回應你再寄100封也沒用,所以換一種方法,社群是個好方法,但這篇要談的是另一種更直接的方法:Make a Phone Call! 
所以這草稿是指打電話前所擬的草稿拉~沒辦法,英文不好只好先做沙盤推演囉~
其實直接打過去組織詢問時,最主要是取得主要窗口的聯絡方式,所以打過去要掌握幾個重點:
  • 說明來意:一定要先說自己是誰,為何要打這通電話
  • 詢問可以確認拜訪的窗口,並請總機協助轉電話
  • 跟窗口聯繫上後,可以直接口頭詢問是否可以拜訪,並會提供更近一步的資料,取得連繫的Mail
  • 掛電話後,馬上寄Mail,最好再次打去確認對方有沒有收到信(這步驟很重要,不然又要石沈大海again了!)
台灣 你是誰 陌生開發 國際組織 默李

最愛用過期的日曆本來亂寫了

特別說明1:留意轉接很容易斷線,若斷線就再打一次!
特別說明2:在詢問窗口的聯繫Mail時,一定要再三確認,最快速又方便的確認方式是 A for Apple, B for Bear, C for Car... 對就是這麼的簡單~

Social Media

其實社群也是個管道,無論是Twitter, Facebook or Instagram 都詢(騷)問(擾)的好管道,不過台灣很少人用Twitter,但國外很多喔!千萬別忘了這一平台。
台灣 你是誰 陌生開發 國際組織 默李

Twitter 其實很好用啊

另外,Linkedin也是個好用的管道,只是台灣孩子都不用。(對,這邊只想提不想多寫什麼😆)

在疫情爆發這時刻,竟然完成第2篇了!😅 如果你看到這,感謝你~記得好好待在家,常洗手,非必要請勿出門,若要出門記得戴口罩!
那就在不知何時得下篇再見😎
#台灣  #你是誰  #陌生開發  #國際組織  #默李 
分類:學習

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