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【書選】極簡溝通:最強重點整理,5分鐘搞懂書中精華,溝通馬上上手!

你曾經因為不知道如何打動聽眾、不知道如何安排簡報內容而苦惱嗎?所謂的「溝通」要能有效讓對方接收並採取行動,現在就讓我們跟著伊藤大師來場溝通之旅吧!

一、序章

最關鍵的核心是
組織成一分鐘內即可說完的內容,傳達給對方。
這裡你可能會疑惑:怎麼可能每件事情都在一分鐘內都說清楚呢?
沒錯,但是作者想表示的,是「簡報的架構」。
簡報不是把自己想傳達的事情傳達出去,而是把自己想傳達的事情的框架與內容,移植到聽者腦袋中。
詳細的內容要花許多時間解釋清楚,但架構要能在一分鐘內讓人明白。
到這裡就要導出作者的做法:金字塔結構。

二、左腦:金字塔結構

下圖就是作者提出的金字塔結構
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極簡溝通的金字塔結構

(一)共享的前提
擁有「共享的前提」是一切的基礎,試想:當今天有人要和你談半導體製作,但你對此一竅不通,是不是就很難理解對方要表達的內容呢?
(二)結論
「結論」是整個金字塔架構的核心,唯有精準的訂出結論,才能在製作簡報的過程中知道自己的方向,才能在解說的過程中有明確的主軸,才能使聽眾了解簡報的內容,不會有「所以你想表達什麼」的疑惑。
簡報的目的是讓聽者「採取行動」,所以,指示聽者往哪裡採取行動的「方向」就是結論。
(三)理由
接著提出「3個理由」,這裡就能讓金字塔開始產生架構,聽眾自然會開始有「階層」的概念。這裡「邏輯」很重要,要能明確表示出因果關係。
(四)舉例
最後的「舉例」,就是用具體的例子來輔助說明。在下一個章節會有更詳細的說明。

另外要注意的是表達方式要「簡潔」,畫成圖表、讓聽眾不用讀也能自然的進入腦海;詞彙也要淺顯易懂,以能快速吸收為目標。

三、右腦:其他感官刺激

前面所談到的方式,例如講解易懂、有邏輯性,只是讓人能同意你所說的,但是還是要有一個推力促成最後的行動。這時,讓聽者「想像身處其中的畫面」會是很好的做法。要達成這樣目的的方法有二:
(一)直接給他看具體畫面
用相關的照片、圖畫、影片、物體……等,都能加深聽眾的印象。當我們接收事物的感官月越多元時,能吸收的程度也越高。
(二)舉例
這正是第三層金字塔。除了用具體的例子說明之外,也可以對聽者說「請試著想像看看」,讓聽眾從自己的記憶中抽取元素,白話一點就是自己「腦補」。
讓聽者超越自己的說明,靠著想像讓腦海中的意象膨脹。也就是說,讓聽者的腦海中浮現想,比我們單方面闡述,有更好的說服力。

三、小結

這張示意圖歸結了如何在溝通中刺激左腦和右腦。
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極簡溝通中如何刺激左腦和右腦

另外,將作者在書中的舉例拆解如下:
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極簡溝通中的舉例

四、其他溝通技巧及注意事項

(一)超級一句話(關鍵句)
把自己想說的事情,用一句關鍵句表達。
(二) 在人前說話的四個要點
1.視線:要好好注視聽者。
2.手勢:多少要有一些手勢,但不要過於誇大而分散聽眾注意力。
3.聲音:用「和對方對話」的音量。
4.停頓:在不同主題之間,比平常多停頓三秒左右。
(三)後設認知
要能站在對方的立場,因此可以假想自己坐在聽者的位置,想像主講者要有什麼表現(例如肢體動作、語速、內容)才能符合期待,在演練過程中確認現在的自己和剛才想像的自己有哪些不同,再不斷的修正。
(四)事前疏通與後續跟進
只要能確實達到目的(為了讓對方採取行動),不管是讓聽者能事先知道你要闡述的內容,或是後續花時間更詳細的說明,都值得去做。
(五)四個讓事情無法正確傳達的多餘話題
1.闡述準備這些內容的「過程」
2.太顧慮他人而無法明確表達自己的觀點
3.說出與自己觀點相左的話
4.加入搞笑橋段

語言是交流的工具,但也是一門藝術。這些技巧不僅可以用在簡報,也能用在提案、談判、洽商……等。在資訊量日益增加的時代,用最精簡的話語表達事情,是我們該學習的目標。

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作者:伊藤羊一
譯者:林于楟
出版發行:平安文化有限公司
出版日期:2019年9月(初版一刷)
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分類:藝文

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