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簡短報告?危機下的冷靜處理能力

簡短報告 鉅細靡遺 危機處理 超前部署 上下溝通

高雄港灣日落 攝於2018年

當事情無法簡單交代,
卻又萬分緊急需要簡短報告的時候?
該怎麼辦呢?
一個假日發生在辦公大樓管理中心的事件,
管理中心主管不在大樓現場,
卻遭到大樓各租戶來電追問緊急消防問題,
心理壓力巨大。
主管馬上去電詢問現場人員,
現場人員卻「鉅細靡遺詳盡回答」,
主管這時已經非常不耐煩,
言語急迫吼他馬上簡短回答結果!
現場屬下表示,
因為情況複雜,無法簡短說明
若簡短就不會知道真正關鍵...
但雙方都是腎上腺素高漲,
已經無法冷靜,大聲來回不斷...
這個事件造成屬下憤而離職,
主管也遭到大樓租戶責備。
我們重點先不放在大樓到底是甚麼事。
我想探討這件事的緊急處理態度
因為主管與屬下都非常不悅,
皆認為自己是正確的,
也都覺得對方無理取鬧。
到底在危急的時候,
屬下應不應該要長話短說
但若如他所說,
問題細節若不說清楚也沒關係嗎?
但主管被租戶連環索命Call,
心情急躁不安,
應不應該細心聽取屬下的報告呢?
時間緊迫又怎麼辦?
這樣的難解問題,
常常充斥在各個場景上,
工作、生活,都會遇到這一類的溝通問題。
  

但通常都是「想詳盡報告」的這一方吃悶虧。

一定會被逼得要「簡短回覆」。
因為時間上不允許。

其實這件事也有妥善的解決方式,
那就是主管先耐住性子,
要求屬下先「簡短報告」,
緩言相告事況緊急,等一下再聽原委
如此應該能有一個共識。
不過在緊急下,
也考驗雙方的耐心及能力,
主管能靜下來對屬下循循善誘嗎?
屬下有能力將複雜的事簡短嗎?
不容易。
而且,通常事件解決後,
主管根本懶得聽原因原委。
解決了問題就是解決了問題,
其它事都是多餘的。
站在主管的角度也是情有可原,
主管日理萬機,
事事要知道原委原因,
那事情永遠也做不完了。
所以屬下想要對主管「詳盡報告」,
也得耐著性子,找個對的時間,
慢慢的順著主管的心情找尋機會,
才能讓他了解。
說到底,主管和屬下都要靜下心來處理,
或是先知曉對方個性而事先溝通,
或教育訓練,
否則出大事時就很難處理。
團隊要能解決問題,就是靠事先磨合,
「溝通」不是短時間就能融洽的。
也就是超前部署
屬下也有一天可能會是主管,
處理緊急事件也要學會簡潔有力,
學會言簡意賅,鏗鏘有力,化繁為簡,
這就是優秀的工作能力表現。
這個能力不只在工作,
在任何時候,都是你最好的工具與武器。
  • 文2020.7.22
  • 增修2021.7.22
#簡短報告  #鉅細靡遺  #危機處理  #超前部署  #上下溝通 
分類:職場

性格是波動狀態,分不清是外向還是內向;內心小劇場多到驚人,好聽點兒是思考型,難聽點兒是庸人自擾。所以愛寫東寫西。

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