分享

與客戶的雜談趣事-Part.1-遇到開會時無法順利總結該怎麼辦?

開會 總結 心智圖

昨天跟一位大學學妹聊到工作上的困擾,因為她也是身為業務人員,常常需要跟客戶開會,並從中抓取會議重點,最後總結收尾。然而她遇到的困難在於「會議討論的內容細節很多,不知道如何做總結?」經過一番細節上的了解之後,我給她一些也許能讓結尾更加順利的建議
  

能否抓到細節所討論的主軸

通常在討論議題的時候,通常都會圍繞在一個主軸,所以第一項任務在於「是否能夠辨識細節的主軸為何?」
假設今天在談論某家手調店的哪些飲料最好喝,細節就會在於哪一款飲料的風味,甚至可以討論到甜度與冰塊,甚至還可以加料。但不論討論的細節是什麼,主軸依然會是哪些飲料最好喝
所以一個主軸的大議題,一定還可以衍伸出中議題,再衍生小議題。所以能辨識細節的主軸,就可以逐漸抓到議題的分支脈絡,就會有利於後續的總結
  

既然是總結,可以忽略小細節

學妹反應無法做總結的原因之一「當客戶跟研發人員討論細節時,無法分心思考」
這的確在會議過程當中,要能專心聽同時還要思考,是一件較為困難的事情。所以當能做到前面的「辨識主軸議題」,自然就可以先節省許多腦力。再加上是可以「適度忽略小細節」,比如說研發人員跟客戶正在討論使用哪些技術或是方式,在研發人員介紹技術或方式的時候,就可以省略這一段。
因為這一段可能是自己已經了解的部分,就算真的不懂,事後再回去問研發人員一樣還是可以得到解答。能夠忽略的小細節的能力,會隨著從業的經驗會逐漸成長,最後會演化到「抓重點聽」
  

備註結論或未完成事項

一場討論當中最重要一定會是「結論」,當研發人員與客戶之間達成任何結論,這都需要記錄下來,然後再把「結論歸類到某個主軸」
另外一種也很需要注意的在於「未完成事項」,無論是還要找資料、礙於時間因素等等原因,把未完成事項記錄下來就是非常好的「資料收集」,都能有助於下次的會議更加順利,另外也可以給客戶塑造出「重視感」。當然也要把這些「未完成事項歸類到某個主題」方便後續的總結

如果看完這些方法,可能你也會想到這跟「心智圖」的概念非常相似。是的,心智圖本身就很適合紀錄會議研討,方便做「資訊的分類以及關聯性」,如果也會有相同的困境時,不妨透過心智圖做看看會議紀錄
#開會  #總結  #心智圖 
分類:學習
評論
上一篇
  • 有這三個症頭的時候!代表你該好好檢視保單了
  • 下一篇
  • 與客戶的雜談趣事-Part.2-新工作適應不良同時面臨家庭問題,該如何抉擇
  • 更多文章
    載入中... 沒有更多了